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AVISO DE REGLAS DE CONFIDENCIALIDAD

Efectivo: 05/1/2013

Revisado: 02/02/2015

Revisión 003

ESTE AVISO EXPLICA CÓMO SU INFORMACIÓN CONFIDENCIAL PUEDE SER UTILIZADA, Y CÓMO USTED PUEDE TENER ACCESO A ESA INFORMACIÓN. POR FAVOR REVÍSELO CON CUIDADO.

Si usted tiene alguna pregunta sobre este aviso, por favor comuníquese con Francine Togneri, Psy.D., LCSW, Directora de Servicios de Salud Conductual (BHS en sus siglas en inglés) al (562) 490-7600, o con Leeann Ekstrom, MFT, Administradora de Mejoramiento de Calidad y Cumplimiento de Servicios de Salud Conductual al (562) 490-7600. Cualquier correspondencia puede ser enviada a 5150 E Pacific Coast Hwy, Suite 100, Long Beach, CA 90804.

NUESTRA OBLIGACIÓN DE SALVAGUARDAR SU INFORMACIÓN DE SALUD PROTEGIDA CONOCIDA EN CHILDNET COMO “INFORMACIÓN CONFIDENCIAL DEL CLIENTE” (ICC)

Entendemos que todo tipo de información identificable acerca de usted y/o su familia es algo muy personal. Tenemos un compromiso de proteger esta información privada y confidencial. Toda información, ya sea pasada, presente, futura o referente a sus pagos, es considerada Información Confidencial del Cliente (ICC). Como resultado de todo esto, hemos desarrollado esta forma llamada “Aviso de Reglas de Confidencialidad” y por ley estamos obligados a ofrecer ciertas protecciones a su ICC. Este Aviso de Reglas de Confidencialidad explica detalladamente las circunstancias en las cuales nosotros pudiéramos revelar su ICC. También le informaremos acerca de sus derechos y ciertas obligaciones que nosotros tenemos con respecto al uso de su ICC. Nosotros nos comprometemos a seguir las reglas en esta Aviso, aunque nos reservamos el derecho de cambiar nuestras tácticas y los términos de este aviso en cualquier momento. Si esto sucede, publicaremos un nuevo Aviso (busque por favor las direcciones de las diferentes oficinas de ChildNet al final de este aviso)

 QUIÉN SEGUIRÁ ESTE AVISO

Este aviso detalla las tácticas de nuestra agencia y de los siguientes:

– Todos los departamentos de ChildNet bajo los Servicios de Salud Conductual (BHS en sus siglas en inglés).

– Todos los empleados y voluntarios de ChildNet que pueden tener algún contacto con usted y/o con su ICC, con respecto a pagos, tratamiento o cualquier tipo de operativo general de la agencia.

LA MANERA QUE EN LA CUAL UTILIZAREMOS Y REVELAREMOS SU ICC

Las siguientes categorías detallan diferentes maneras en las que utilizaremos y revelaremos su información confidencial. Por cada categoría de uso o revelación de ICC explicaremos su significado y daremos varios ejemplos. No todos los casos y usos de revelación de ICC serán enumerados. Sin embargo, todas las formas por la cuales pudiéramos usar y revelar su información se encontrara en alguna de las siguientes categorías:

PARA TRATAMIENTO

Podemos usar su ICC para ofrecerle tratamiento de salud mental apropiado, servicios psiquiátricos, servicios de  manejo de casos, Wraparound y TBS (Servicios de Comportamientos Terapéuticos) cuando sea indicado. ChildNet trabaja en equipo, utilizando un enfoque inter-disciplinario al proveer estos servicios. Su ICC será compartido por los miembros de su equipo de tratamiento y/o por otras personas involucradas en su cuidado. De esta manera, un psiquiatra, terapeuta, manejador de caso, y miembro del personal administrativo, etc., tendrán que tener acceso a su ICC ya que todos, de alguna manera u otra, son responsables de su tratamiento. Por ejemplo, si usted está recibiendo servicios psiquiátricos y de salud mental, su terapeuta y psiquiatra necesitaran discutir su tratamiento para proveerle con el mejor cuidado posible.

PARA PAGOS

Podemos usar y revelar su ICC para que los servicios que usted recibe sean facturados y cobrados por ChildNet. Su información podría ser compartida con un tercero, ya sea MediCal, El Departamento de Libertad Condicional del Condado de Los Ángeles, el Departamento de Servicios a Niños y Familias (DCFS), el Departamento de Salud Mental (DMH), y otras organizaciones del condado o del estado para poder recibir pago por sus servicios. De esta manera, el personal de contabilidad podría proporcionar su ICC. Además, su ICC será compartida con el condado y con agencias estatales con el fin de determinar si usted califica para recibir servicios públicos. Por ejemplo, su diagnóstico será proporcionado a MediCal para verificar el pago de servicios de tratamiento y servicios de apoyo de medicamento cuando sea necesario.

PARA OPERATIVOS EN GENERAL

Podemos usar o revelar su ICC para cualquier otro tipo de operativo dentro de la agencia. Estos usos y divulgaciones son necesarios para asegurar que todos los clientes reciban servicios de calidad. Por ejemplo, su ICC pudiese ser compartida para revisar y evaluar el rendimiento de nuestro personal que provee cuidado a los clientes de ChildNet. Nuestro personal puede tener acceso a su información solo con motivos de revisión y aprendizaje.

OTROS TRATAMIENTOS ESPECÍFICOS, PAGOS, Y EJEMPLOS DE OPERACIONES SON:

ENTRENAMIENTO Y SUPERVISIÓN DEL PERSONAL

Podemos usar y revelar su ICC con el objeto de proveer entrenamiento y supervisión. Esto toma lugar en todos los programas para asegurarse de que todos los empleados de ChildNet están recibiendo el entrenamiento y la supervisión adecuada. Por ejemplo, un terapeuta de ChildNet puede discutir su ICC con otro profesional acreditado de ChildNet para revisar el progreso y las intervenciones en su tratamiento, áreas problemáticas, etc. Incluso puede haber sesiones de terapia que pudieran ser grabadas tanto en video como en audio, o incluso pudieran ser vigiladas en vivo por algún supervisor, todo esto con el propósito de capacitar a nuestros terapeutas en cómo manejar e intervenir en diferentes situaciones dentro de un tratamiento. Muchos terapeutas dentro de nuestra agencia son internos que no han recibido su acreditación y licencia, y el trabajo que este interno realiza con usted es supervisado por un Supervisor Clínico Acreditado. El terapeuta asignado a su caso podría ser un interno clínico.

AUDITORÍAS DE CONTROL DE CALIDAD Y REVISIÓN DEL PROGRAMA

Muchos de los programas de ChildNet rinden cuentas a agencias gubernamentales tanto del estado como del condado, lo cual es necesario para mantener permisos, licencias y certificaciones, etc. Como resultado, estas agencias pueden efectuar investigaciones, auditorias, e inspecciones, etc., y su ICC pudiera tener que ser revelado. Por ejemplo, el Departamento de Salud Mental audita los archivos de Servicios de Salud Conductual (BHS) para confirmar que los servicios que están siendo ofrecidos son apropiados y necesarios. Este tipo de actividades son necesarias ya que los gubernamentales tienen como función el monitorear nuestras actividades y el asegurarse que ChildNet está en cumplimiento con las leyes, estándares y regulaciones requeridas. ChildNet también efectúa auditorías internas en las cuales los expedientes son revisados de una manera frecuente.

SERVICIOS DE TRANSPORTE Y RECORDATORIO DE CITAS

Podemos revelar su ICC para comunicarnos con usted y recordarle de su cita con nosotros. Por ejemplo, ChildNet a veces provee servicios de transporte y si usted toma ventaja de estos servicios, el chofer, así como los empleados de este departamento, tendrá acceso a su nombre, dirección y teléfono.

 RECURSOS Y REFERENCIAS

ChildNet tiene como compromiso el asegurarse de que todos sus clientes reciban servicios de la mejor calidad; por esta razón, el referir a otros recursos es necesario. Por ejemplo, varios clientes piden a miembros del personal de ChildNet aboguen por ellos.  Por ejemplo, manejadores de casos frecuentemente asisten a los clientes y sus familias llamando agencias con respecto a vivienda, al igual que a programas que les asistirán con problemas legales, médicos, y de familia, etc.

INVESTIGACIÓN Y CRÍTICA

ChildNet siempre está interesado en cómo mejorar los servicios de tratamiento de satisfacción a clientes actuales y previos. Esta información será acumulada y analizada por empleados de ChildNet. BHS también efectúa encuestas anuales en las cuales la administración (BHS) revisa las respuestas.

ACTIVIDADES PARA RECAUDAR FONDOS

ChildNet podría usar su ICC y ponerse en contacto con usted y preguntarle si se interesa en dar su testimonio durante algún evento de recaudación y hablar de su experiencia con ChildNet.

Tal como lo requiere la ley

La filosofía de ChildNet está basada en un enfoque de equipo inter-disciplinario. Así, todos los asuntos tratados durante una terapia, por ejemplo, serán puestos a disposición de los miembros del equipo que trabajan buscando lo mejor en cuanto a su tratamiento. Sin embargo, es requerido por la ley que los empleados de ChildNet obtengan una autorización firmada por usted para poder usar y divulgar cualquier ICC que no ha sido detallada en este aviso. Por último, las leyes estatales y federales obligan que todos los empleados de ChildNet envueltos en un tratamiento reporten a las autoridades las siguientes situaciones:

  • Sospecha razonable y sensata de abuso sexual, físico y negligencia de niños menores de 18 años.
  • Sospecha razonable y sensata de daño inminente hacia la misma persona (suicidio).
  • Sospecha razonable y sensata de daño inminente hacia otros (Ley de Tarasoff)
  • Sospecha razonable y sensata e abuso de ancianos o adultos vulnerables.
  • Disputas legales y citatorios legales

OTROS USOS POTENCIALES DE INFORMACION MÉDICA

Si las solicitudes de ICC no están cubiertas por este Aviso, le pediremos su autorización por escrito antes de usar o divulgar su ICC. Ejemplos específicos que requieren su autorización incluyen:

  1. notas de progreso de psicoterapia. Notas de progreso de sesiones del tratamiento se mantienen por separado en el archivo del cliente/registro médico y no son divulgados.
  2. con excepciones muy limitadas, la mayoría de usos y divulgaciones de ICC a la comercialización;
  3. ninguna divulgación que constituiría la venta de la ICC.

SUS DERECHOS CON RESPECTO A SU ICC

Derecho de Revisión y Obtener Copias: Usted tiene el derecho de revisar y de copiar algunas partes de su ICC.  Tomaremos en cuenta sus peticiones razonables para divulgar su información médica por medios alternativos o en ubicaciones alternativas. Se aplican algunas limitaciones cuando creemos que divulgar la información puede causarle daño a usted o a otros.

Derecho a Enmendar: Si usted siente que su ICC esta incorrecta o incompleta, usted tiene el derecho de enmendar esa información.  Sin embargo, no estamos obligados a hacer la corrección si no estamos de acuerdo con la enmienda. Por ejemplo, si no somos originadores del registro o una porción del registro, o creemos que el cambio solicitado es erróneo, nos rehusaremos a hacer el cambio. Usted tiene el derecho de presentar una carta de adición explicando su objeción al registro. Esa carta acompañará a su registro cada vez que hagamos una divulgación autorizada.

Derecho a Un Reporte de Uso: Usted tiene el derecho a pedir un “reporte de uso de su ICC”, lo cual se refiere a una lista de las ocasiones en las cuales la agencia usó o reveló su información, sin contar usos internos como tratamiento, pago u operativos generales, tal como se describen en este aviso.

Derecho a Solicitar Restricciones: Usted tiene el derecho a solicitar restricciones o poner límites en cuanto al uso o divulgación de su ICC. Usted también tiene el derecho a pedir un límite en la divulgación de su ICC a personas involucradas en su cuidado o en el costo de su cuidado.  Sin embargo, no tenemos ninguna obligación de acceder a su petición de limitaciones o restricciones excepto cuando usted paga 100% de los gastos por los servicios de su bolsillo. Cuando usted es 100% responsable de los servicios, estamos obligados a aceptar su solicitud de restricciones.  Si estamos de acuerdo con su petición, cumpliremos con ella al menos de que esa información sea necesaria para proveerle con tratamiento de emergencia. Además, divulgaremos su ICC si es requerido por ley. Por ejemplo, divulgaremos su ICC si la información es solicitada por la Secretaria de Salud y Servicios Humanos o la Oficina de Derechos Civiles. Es su responsabilidad notificar a otros proveedores o negocios asociados sobre sus restricciones, es decir, médicos, farmacias, etc.  ChildNet le notificará si no podemos aceptar su petición de restricciones de ICC.

Derecho de Revocar la Autorización

Puede revocar su autorización de ICC notificándonos su decisión por escrito, excepto bajo las siguientes condiciones: 1) hemos revelado su ICC basado en su autorización previa; 2) estamos obligados a revelar su ICC bajo ley para cobrar pagos u otros eventos autorizados perpetuamente.

Derecho a la Notificación de Incumplimiento

Usted tiene derecho a ser notificado en caso de que ChildNet crea que su ICC ha sido violada.

Derecho a Una Copia Por Escrito de Este Aviso: Usted tiene el derecho a obtener una copia por escrito de este aviso y la puede solicitar en cualquier momento.

Por favor tome nota que es NECESARIO que usted haga por escrito cualquier petición con respecto a los “derechos” mencionados arriba, dirigido a la Oficial de Privacidad de ChildNet. Al mandar usted su petición, le responderemos informándole de los detalles de cada uno de sus derechos en un plazo de 30 días.

CAMBIOS A ESTE AVISO

Nos reservamos el derecho a cambiar este aviso. Nos reservamos el derecho de aplicar la nueva versión de este aviso a su ICC existente y a cualquier tipo de información que recibamos de usted en el futuro. Publicaremos la nueva versión del Aviso acerca de Reglas de Confidencialidad en todas nuestras sucursales y en nuestra página de internet. Le pediremos que usted confirme que usted recibió una copia de este aviso en el momento de su admisión a nuestra agencia.

QUEJAS

Si usted piensa que su privacidad ha sido violada, usted puede presentar una queja con la agencia. Por favor comuníquese con el Oficial de Privacidad de ChildNet y tome en cuenta que todas las quejas deben de ser por escrito.

Correspondencia con Oficial de Privacidad de ChildNet.

Por teléfono (562) 490-7600

Por escrito puede ser enviada a:

5150 E Pacific Coast Hwy, Suite 100

Long Beach CA 90804

También puede presentar una queja ante:

Office of Civil Rights (Oficina de Derechos Civiles)

U.S. Department of Health and Human Services,

200 Independence Avenue, S. W.

Washington, DC 20201

Presentar una queja no afectará negativamente el tratamiento o la cobertura que usted recibe y usted no será penalizado de ninguna manera.

LOCALES- ChildNet Youth and Family Services

Behavioral Health Services & Wraparound Services

5150 E. Pacific Coast Hwy, Suite 100

Long Beach, CA 90804

(562) 490-7600 or (562) 961-6300